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Sur les réunions

TRACE ECRITE

Les réunions comité (et autant que possible chaque réunion) doivent aboutir à une trace écrite (PV) retranscrivant les principaux sujets abordés et décisions prises. Cela permet des critiques retrospectives, de fixer les décisions, et de gagner en efficacité, notamment pour la transmission d'information. Pour cela, les réunions comité ont coutume de s'organiser autour d'un PV dont le format est prédéfini. Le comité peut (est incité à) modifier le modèle pour se l'approprier, mais quelques points clés sont à garder:

1. prise de la présence et du nom du graffeur.
2. l'ordre du jour.
3. les objectifs pour la prochaine séance.

ORDRE DE PAROLE

Il est interdit de couper la parole. La prise de parole s'organise en file d'attente gestuelle afin que chacun ai l'opportunité d'emettre sa remarque. L'ordre de parole est défini par la file d'attente puis par l'ordre du jour.

QU'EST CE QU'ON DIT A LA RÉUNION?

Brievement les activités de la semaine pour que le comité soit au courant de l'avancée des projets. Les projets en cours, les demandes d'avis, les discussions. Pour des raison d'efficacité, il est préférable de différencier:

1. les annonces, sur lesquelles les membres du comité peuvent poser des questions, ce qui peut engager une discussion.
2. les appels à avis/discussions, auxquelles les membres du comité devraient se prononcer (sans se répéter).

Les premières n'appellent pas forcemment à un début prolongé tandis que les autres demandent des prises de paroles contrastées.

QUE FAUT-IL VOTER? COMMENT VOTER?

Le vote a pour but de représenter l'avis du comité d'IDM. Ainsi, le comité se doit de faire passer par le vote de celui-ci:

1. Ce qui implique l'image d'IDM
2. Ce qui implique la responsabilité d'IDM (les membres passés, présents et futurs)
3. Ce qui implique le fonctionnement interne d'IDM

Plus généralement, lorsqu'il y a une divergence d'avis, le comité peut passer par le vote pour des raisons d'efficacité.

Il a été voté à l'unanimité (05.10.2020) qu'une bonne pratique de votation au sein d'un comité est la suivante:

 a) Le comité procède à un premier vote nécessitant l'unanimité.
 b) Si le précédent vote n'atteint pas le seuil de voies requises pour fixer la décision du comité, au moins un représentant de chaque avis doit avoir accès à la parole.
 c) Le comité procède à un subséquent vote, nécessitant une majorité significative de plus de //ceil(0.75*n)=7// voies positives.
 d) Si le précédent vote n'atteint pas le seuil de voies requises, retourner à l'étape b).

Ce processus cherche un compris entre la recherche d'efficacité et la minimisation d'avis divergents au sein du comité, tout en restant attentif à ce que chaque partis puisse accèder à la parole.

Je crois que sur n'importe quel sujet, donné suffisament de temps, un groupe d'individus posé est toujours capable d'atteindre une entente unanime. Ainsi, le processus du vote sans unanimité ne doit être vu que comme un moyen d'économie du temps.