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Afin de garder une trace des différentes transactions bancaires de l'association il est important de tenir minutieusement un journal de comptabilité. Depuis 2019, celui-ci est tenu sur Banana9, un logiciel de comptabilité, dont les clefs d'accès sont passées d'un.e trésorier.e à l'autre lors de la transition du comité en Septembre.
Dans ce journal comptable on peut retrouver les trois comptes mentionnés dans Informations Générales ainsi qu'un compte représentant le montant disponible en espèce dans la caisse d'Ingénieur.e.s du Monde qui se trouve dans le local et dont la clef est remise lors de la transition.
A chaque fois qu'une transition bancaire est faite il est donc primordiale de la noter dans le journal comptable et de toujours ranger les factures et/ou reçus à l'endroit approprié dans le drive.
Pour des montants importants (plus de 200.-) et pour lequel il n'y a pas de facture (par exemple lors de l'envoi des prix des concours) il est nécessaire d'émettre une facture et de la faire signer par le.a bénéficiaire avant de la ranger dans le drive (des exemples sont disponibles dans le drive à partir de l'année 2020/2021).
