Ce document décrit le processus d’organisation d’une projection d’une conférence. Sont notamment décrits les étapes principales étapes de l’organisation et les éléments clés qui requièrent une attention particulière.

Les principales étapes de l’organisation sont décrites ci-dessous avec le temps d’avance à prévoir par rapport à la date de début d’exposition, et la charge de travail associée estimée (notée par +, ++ et +++) :

1. Définition de la thématique de la conférence (m-2,5, +)
2. Recherche d’intervenants, commencer la prise de contact (m-2, +++)
3. Commencer le design (en lien avec le pôle communication) des affiches et/ou flyers (m-1, ++ +)
4. Réserver la salle et le matériel adéquat auprès de Mediacom, (s-3, ++)
5. Publier l’évènement Facebook du thème ainsi que le titre du film, (s-2,+)
6. Finaliser les affiches/flyers, près à être imprimé (s-2,++)
7. Imprimer affiches/flyers, distribution (établir un plan de communication) (s-1,++)
8. Désigner un responsable par tâche pour le jour j : responsable technique (projecteur, micro ect..), responsable apéritif, responsable introduction de la conférence, (s-1,+)
9. Aller chercher les clés de la salle, le matériel nécessaire (micro, adaptateur HDMI ect..) (jour j, ++)
10. Achat des courses pour l’apéritif, puis préparation de celui-ci, puis rangement (jour j, ++)

L’étape 2, est une étape qui prend beaucoup de temps entre la rédaction, le délai de réponse des mails et les refus. Il est important de responsabilisé chaque membre pour la prise de contact d’un ou plusieurs conférenciers en particuliers. Plus tôt cette étape sera finit, plus tôt le travail de communication pourra être entrepris.

Pour l’étape 7, il s’agit de choisir les endroit stratégique où disposer les affiches, que ce soit au sein de l’EPFL, de l’UNIL où même dans Lausanne. De même pour les flyers, choisir de les distribuer en main propre ou privilégier le fait de les déposer sur des tables comme dans les cafétérias ou les amphis.

Pour l’étape 8, il est important de pouvoir se référer à une personne pour chacune des tâches afin d’alléger le travail du responsable animation ou du comité qui viendra en soutien s’il y a un manque de main d’oeuvre.

Pour l’étape 9, les clés de la salle ainsi que les micros sont fournis pour la SAV. Les adaptateurs HDMI, VGA pour Mac ou PC peuvent être fournit par Poséïdon.

Pour l’étape 10, il faut se renseigner auprès de médiacom si la distribution d’alcool libre peut se faire. En effet, ceci dépend de l’heure à laquelle l’apéritif a lieu, ainsi que du type de manifestation.

Lausanne, le 22/03/18