Ce document décrit le processus d’organisation d’une exposition photographique. Sont notamment décrits les étapes principales étapes de l’organisation et les éléments clés qui requièrent une attention particulière.

Les principales étapes de l’organisation sont décrites ci-dessous avec le temps d’avance à prévoir par rapport à la date de début d’exposition, et la charge de travail associée estimée (notée par +, ++ et +++) :

1. Définition de la thématique que l’on souhaite mettre en avant au travers des photos (m-1.5, +)
2. Recherche de photographes potentiels et contacts (m-1.5, ++)
3. Rencontre avec le photographe, définition des attentes de chacun (m-1, ++)
4. Définir où et comment seront exposées les photos (notamment le support choisi), en discussion avec le photographe (m-1, ++)
5. Suivant le résultat de l’étape 4, réserver la salle/le matériel adéquat auprès de Mediacom (pour l’exposition photo ET le vernissage) (s-3, +)
6. Commencer le travail de communication par la création d’une affiche (s-3, +++)
7. Publier l’événement Facebook pour expo + vernissage, imprimer les affiches et placarder (s-2, +)
8. Impression des photos si nécessaire (s-1, +)
9. Mise en place de l’exposition photo en principe la veille au soir (j-1, +++)
10. Mise en place du matériel nécessaire pour le vernissage et rangement (jour j, ++)

Les étapes 1 et 2 peuvent être évitées si le photographe se manifeste directement de lui-même auprès d’IDM.

Pour l’étape 4, deux types de support en pratique utilisés : suspension par files ou suspension sur panneaux bois type archi. La première solution requiert un travail considérable pour la mise en place des photos. Attention notamment à l’horizontalité des cadres, à l’égalité de leur hauteur par rapport au sol et à la solidité du système de support. Cette solution réduit en principe le choix du lieu au couloir CM. La seconde solution est la suspension des cadres sur des panneaux en bois. Cette solution est plus simple à mettre en œuvre. Il est conseillé de recouvrir les panneaux par une nappe de toile ou de papier de couleur unie, de préférence noire. Les cadres peuvent être reliés entre eux par des files afin de s’auto-supporter mais induit des photographies de chaque côté des panneaux. La solution la plus adaptée reste les clous cloués aux panneaux sur lesquels on vient accrocher les photos. Cela nécessite la présence de cadres avec accroches pour clous. Attention, par soucis d’esthétisme les clous doivent être plantés à hauteur uniforme. La distance qui les sépare doit également être constante entre les panneaux.

Suivant la décision de l’étape 4, l’étape 5 est la demande d’autorisation à Mediacom, avec un descriptif de la manifestation prévue. Dans le couloir CM, quel que soit le mode de suspension retenu, les règles suivantes devront être respectées : pas de photos devant les sorties de secours, pas de photo devant les placards électriques, pas de photos devant le matériel incendie (grandes portes coupes feu du CM notamment), pas de photos dans l’axe du couloir principal délimité par les cages d’escaliers en béton du CM. Cette dernière règle est stricte pour les panneaux mais adaptable pour les photos suspendues. Pensez à réserver une salle/demander une autorisation pour le vernissage, qui peut se dérouler dans une salle, au local ou devant l’exposition photo directement. Les salles doivent être réservées 5 jours ouvrables à l’avance. Les vernissages dans les couloirs CM sont en principe interdits (occupation trop importante de l’espace de circulation). Cependant, le vernissage est l’histoire de 30mn, Mediacom ne sera jamais au courant…

Pour l’étape 7, les affiches A0 sont à privilégier. Elles sont bien plus efficaces que des A3 noyées dans la masse. Penser à réserver les emplacements pour A0 de l’Agepoly dans le couloir CM en passant par la plateforme Truffe Agepoly EPFL.

Les photographies peuvent nécessiter d’être imprimées spécialement pour l’événement. La Repro EPFL peut être une solution.

La mise en place de l’exposition prend du temps et requiert un matériel spécifique (ficelle transparente, clous, marteau, scotch double face si possible etc.). Penser à bien prévoir le matériel et la main d’œuvre nécessaire. L’alternatif panneau bois prend en général 2h si bien organisée.

Pour le vernissage, le photographe introduit l’exposition en se présentant puis en décrivant son travail. Un responsable d’IDM doit ensuite expliquer brièvement le rôle d’IDM et ce que l’association cherche à faire à travers l’organisation d’expositions photos. Il peut être intéressant (mais onéreux) de prévoir des sandwiches pour les convives présents au vernissage. Le vernissage est tout à fait adapté à la pause de midi.

Lausanne, le 22/03/18